Tietosuoja on nykypäivänä yhä keskeisempi aihe yrityksille, ja tietosuojalainsäädäntöä koskevat velvoitteet ovat tulleet entistä tärkeämmiksi. GDPR (General Data Protection Regulation) on Euroopan unionin asettama tietosuoja-asetus, joka asettaa yrityksille ja organisaatioille selkeitä vaatimuksia henkilötietojen käsittelyyn liittyen.
Mutta mitä tarkoittaa osoitusvelvollisuus? Saamani inspiraation lähteenä toimi vuosi sitten tekemäni kysely Naisyrittäjät ryhmässä, jossa selvitin, kuinka monet yrittäjät ymmärsivät tämän keskeisen käsitteen.
Kyselyn tulokset olivat silmiä avaavia:
- Ei mitään hajua – 77% vastaajista
- Saatan ehkä tietää – 19% vastaajista
- Selvää pässinlihaa, tiedän tarkalleen mistä on kyse – 5% vastaajista
Osoitusvelvollisuus liittyy tiiviisti GDPR-asetukseen. Se vaatii yrityksiä varmistamaan, että ne täyttävät tietyt vaatimukset ja huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta. Tämä käytännössä tarkoittaa, että yritysten on oltava perillä siitä, miten ne käsittelevät henkilötietoja, kuka niitä käsittelee ja kuinka niiden turvallisuus on varmistettu. Osoitusvelvollisuus vaatii yrityksiä todistamaan, että ne hoitavat tietosuoja-asiat asianmukaisesti.
Rekisteripitäjällä täytyy olla näyttöä siitä, että se
Millaisia yrityksiä GDPR-asetus koskee ja mitä se vaatii yritykseltä?
Osoitusvelvollisuus on lakisääteinen velvoite, aivan kuten esimerkiksi kirjanpitovelvoite. Tämä tarkoittaa, että yrityksellä on oltava dokumentaatio tietosuojaan liittyvistä toimenpiteistä. Yrityksen on pystyttävä osoittamaan, että se noudattaa tietosuojalainsäädäntöä. Tämä vaatii, että yritys ylläpitää kirjanpitoa henkilötietojen käsittelystä ja noudattaa muita tietosuojasäännöksiä.
On tärkeää ymmärtää, että osoitusvelvollisuus koskee kaikenkokoisia yrityksiä. Se ei ole pelkästään suurten organisaatioiden velvoite, vaan myös pienet yritykset ja toiminimet ovat vastuussa osoitusvelvollisuuden täyttämisestä. Jokaisella yrityksellä on vastuu henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta, oli kyseessä sitten iso kansainvälinen yritys tai paikallinen kahvila.
GDPR:n vaatimustenmukaisuus edellyttää yrityksiltä useiden erilaisten dokumenttien olemassaoloa. Osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi yrityksen tulee dokumentoida, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään, millaisia henkilötietoja käsitellään, miten henkilötietoja käsitellään ja ketkä käsittelevät henkilötietoja.
Osoitusvelvollisuus on merkittävä, koska se varmistaa, että henkilötietojen käsittely tapahtuu laillisesti ja asianmukaisesti.
Lue os. tietosuoja.fi: Toimenpiteet ja dokumentit osoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi
Osoitusvelvollisuuden täyttäminen edellyttää, että yrityksessä ymmärretään tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja sen, miten henkilötietoja käsitellään. Yrityksen on kyettävä osoittamaan, että henkilötietojen käsittely perustuu lailliseen perusteeseen ja että se tapahtuu rekisteröidyn oikeuksia kunnioittaen.
Osoitusvelvollisuuden täyttäminen edellyttää myös käytännön toimenpiteitä, kuten riskien arviointia ja tietoturvasuunnitelmien toteuttamista. Yritysten on pystyttävä osoittamaan, että ne ovat tunnistaneet mahdolliset riskit henkilötietojen käsittelyssä ja ryhtyneet asianmukaisiin toimenpiteisiin riskien hallitsemiseksi.
Osoitusvelvollisuuden täyttäminen on lainmukainen velvoite ja sen laiminlyönti voi johtaa merkittäviin seuraamuksiin
Siksi yritysten on panostettava riittävästi resursseja, aikaa ja osaamista osoitusvelvollisuuden täyttämiseen. Tämä auttaa varmistamaan tietosuojan asianmukaisen toteutumisen ja vähentää riskiä sakoista, maineen vahingoittumisesta ja oikeudellisista seuraamuksista. Tämä edistää henkilötietojen turvallisuutta ja suojaamista, mikä puolestaan lisää ihmisten luottamusta yrityksiin ja edistää yleistä tietosuojakulttuuria.
Tietosuojaviranomaisella on valtuudet
-
- antaa varoitus
- antaa huomautus
- määrätä vastaamaan rekisteröidyn pyyntöön
- määrätä henkilötietojen oikaisusta tai poistosta
- määrätä rekisterinpitäjä ilmoittamaan tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle
- määrätä korjaavia toimenpiteitä
- peruttaa sertifiointi
- rajoittaa käsittelyä
Sakko on 2–4% liikevaihdosta, mutta kuitenkin korkeintaan 20 milj. €.
Tietosuojan osoitusvelvollisuus on tärkeä osa yritysten vastuullista toimintaa ja asiakkaiden luottamuksen rakentamista
Kun yritykset noudattavat osoitusvelvollisuutta, ne varmistavat, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja turvallisesti. Tämä luo luottamusta asiakkaiden keskuudessa ja suojaa yrityksiä mahdollisilta seuraamuksilta.
Lisäksi yhteistyökumppanit arvostavat yrityksiä, jotka ottavat tietosuojan huomioon, mikä avaa mahdollisuuksia vahvoille yhteistyökumppanuuksille ja uudelle liiketoiminnalle.
Julkishallinnon toimijat taas usein edellyttävät, että yritykset täyttävät osoitusvelvollisuuden vaatimukset, mikä korostaa sen tärkeyttä. Laajentamalla osoitusvelvollisuuden soveltamista kaikkiin sidosryhmiin yritykset vahvistavat asemansa luotettavana ja vastuullisena toimijana, joka luo vahvoja suhteita eri tahoihin.
Noudattamalla tietosuojan osoitusvelvollisuutta yrityksesi voi saavuttaa monia etuja ja pitkän aikavälin hyötyjä
- Luottamuksen vahvistaminen: Kun yrityksesi osoittaa sitoutumista tietosuojaan ja tietoturvaan, se vahvistaa luottamusta yritykseesi. Asiakkaat haluavat ostaa yrityksiltä, jotka suojaavat heidän henkilötietojaan asianmukaisesti. Lisäksi muut rekisteröidyt, kuten työntekijät tai potentiaaliset asiakkaat, voivat luottaa siihen, että heidän henkilötietojaan käsitellään vastuullisesti ja heidän yksityisyyttään kunnioitetaan. Tämä luo positiivista mainetta yrityksellesi ja vahvistaa mahdollisia yhteistyökumppanuuksia ja liiketoimintasuhteita
- Sanktioiden ja oikeudellisten seuraamusten välttäminen: Osoitusvelvollisuuden noudattaminen auttaa välttämään merkittäviä sakkoja ja oikeudellisia seuraamuksia, jotka voivat vaikuttaa yrityksesi maineeseen ja taloudelliseen tilanteeseen.
- Kilpailuedun saavuttaminen: Yrityksesi voi erottua kilpailijoista noudattamalla tietosuojan osoitusvelvollisuutta. Asiakkaat arvostavat organisaatioita, jotka panostavat tietosuojaan ja tietoturvaan, mikä voi johtaa uusiin asiakassuhteisiin ja liiketoiminnan kasvuun.
- Tehokkaan tietojenhallinnan edistäminen: Osoitusvelvollisuuden noudattaminen edellyttää, että yrityksesi järjestää ja dokumentoi tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat käytännöt. Tämä auttaa parantamaan tietojenhallintaa, tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä.
- Maineen ja brändin suojeleminen: Kun yrityksesi noudattaa tietosuojan osoitusvelvollisuutta, se osoittaa olevansa vastuullinen ja huolehtivainen tietosuoja-asioissa. Tämä auttaa suojelemaan mainetta ja brändiäsi sekä välttämään potentiaalisia maineeseen liittyviä vahinkoja. Asiakkaat arvostavat organisaatioita, jotka välittävät heidän yksityisyydestään ja tietoturvastaan.