Osoitusvelvollisuus ja tietosuojaperiaatteet | Mitä dokumentteja tarvitset?

Back to:

Osoitusvelvollisuus ja tietosuojaperiaatteet

Osoitusvelvollisuus tarkoittaa, että sinun tulee pystyä todistamaan, että yrityksesi noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta ja kansallista tietosuojalakia. Se edellyttää, että kykenet osoittamaan, että henkilötietojen käsittely yrityksessäsi tapahtuu laillisesti, ja että olet toteuttanut tarvittavat toimenpiteet tietosuojan varmistamiseksi.

On tärkeää ymmärtää, että osoitusvelvollisuus ei ole vain suurten yritysten velvoite, vaan se koskee kaikkia yrityksiä ja organisaatioita, riippumatta niiden koosta tai toimialasta. Jokaisen yrityksen tulee pystyä todistamaan, että se noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta ja kansallista tietosuojalakia.

Yrittäjänä sinun tulee olla tietoinen osoitusvelvollisuudesta ja valmistautua täyttämään sen vaatimukset. Sinun tulee varmistaa, että yrityksessäsi on asianmukaiset käytännöt ja toimenpiteet tietosuojan varmistamiseksi. Lisäksi sinun tulee olla valmis esittämään tarvittavat dokumentaatiot ja todisteet, jotka osoittavat tietosuojan noudattamisen.

Vaikka osoitusvelvollisuus voi tuntua haastavalta, on tärkeää ymmärtää sen merkitys ja panostaa tietosuojaan. Osoitusvelvollisuus auttaa varmistamaan, että organisaatiot ottavat tietosuojan vakavasti, sekä edistää myös avoimuutta ja luottamusta siinä, miten henkilötietoja käsitellään ja suojataan.

Rekisteripitäjällä täytyy olla näyttöä siitä, että se toteuttaa tietosuojaperiaatteita.

Tietosuojaperiaatteet ovat joukko periaatteita ja sääntöjä, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista. Ne muodostavat perustan tietosuoja-asetusten, kuten GDPR-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain noudattamiselle. Tietosuojaperiaatteet määrittelevät, miten henkilötietoja tulisi käsitellä, millaisia vaatimuksia niiden käsittelylle asetetaan ja miten yksityisyyden suoja varmistetaan.

Tietosuojaperiaatteet korostavat avoimuutta, oikeudenmukaisuutta, tarkoitustenmukaisuutta, minimointia, tarkkuutta, säilytysrajoituksia, eheyttä ja luottamuksellisuutta henkilötietojen käsittelyssä. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että henkilötietoja tulee kerätä ja käsitellä laillisesti ja oikeudenmukaisesti, vain selkeästi määriteltyihin ja hyväksyttäviin tarkoituksiin, ja niitä tulee säilyttää vain tarvittavan ajan.

Dokumentointivelvoitteen tarkoituksena on varmistaa, että henkilötietojen käsittelyä voidaan valvoa, ja että henkilötietojen käsittelystä vastaavat henkilöt voivat osoittaa noudattavansa tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Mitä tietosuoja-asiakirjoja tarvitset osoitusvelvollisuuden todentamiseen?

Käytännössä yritykselle kannattaa laatia kattava tietoturvan- ja tietosuojan omavalvontasuunnitelma / tietoturvasuunnitelma tai muu vastaava dokumentti, sekä tehdä lisäksi tarvittavat liitteet, sopimukset ja ohjeistukset.

Dokumentointivelvoite on tärkeä osa tietosuoja-asetusta, ja sen noudattamatta jättämisestä voi seurata merkittäviä seuraamuksia, kuten sanktioita ja maineen menetystä. Lue lisää osasta: Sakot ja sanktiot

Katso videolta dokumentointivelvoitteen vaatimat tiedot.

Lue lisää: tietosuoja.fi/osoitusvelvollisuus

Asiakirjojen mallista tai ei ole mitään varsinaisia standardeja, sillä pääasia on, että ne sisältävät kaikki GDPR-asetuksen vaatimat tiedot. Osoitusvelvollisuuden laajuuteen vaikuttaa organisaation koko, henkilötietojen määrä ja käsiteltävien henkilötietojen tyyppi (arkaluontoisuus).

Osoitusvelvollisuus on syytä olla kunnossa, erityisesti mahdollisessa tietovuoto- tai tietomurtotapauksessa, sillä yritysjohto on aina päävastuussa tietojen suojaamisesta. Kun voit osoittaa, että yrityksessäsi on tehty asianmukaiset tietosuojatoimet, voit välttyä sanktioilta myös tietovuodon sattuessa.

Hakkerit ovat aina edellä muita, eikä tietosuoja ole koskaan aukoton. Tavanomaisesti tietovuodot aiheutuvat kuitenkin virheiden tai huolimattomuuden seurauksena. Siksi tietosuojatoimet kannattaakin suunnitella ja toteuttaa huolellisesti.